マナー

インターンシップキャンセル・日程変更の時のマナーやメール文【電話・件名・本文サンプル文付き】

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インターンシップに予約していた日程に、どうしても外せない用事が入っちゃってキャンセルや日程変更を申し出ないといけないことってありますよね。

そんな時、「連絡するの気まずいな・・・」とか「なんて話したらいいんだろう・・・」とか「怒られるかな・・・」とか「メールでいいかな、電話しなきゃダメかな・・・」なんて悩むことも多いはず。

さてそんなあなたのために、今回はインターンシップの予定のキャンセルや、別日程への変更をお願いするときに気を付けるべきマナーをまとめましたので、ご覧ください。

まず無断欠席はダメ!

ダメ!

どれだけ急だったとしても、無断欠席だけは、完全にマナー違反です。

社会人になると無断欠席は完全なるタブーです。それだけで信用が失墜しますし、無断欠席を複数回すると解雇になったりすることもあるような、それくらい非常識で駄目なことだと思っておいてください。

企業にとって迷惑かかりますし、無断欠席をしたという記録が残ると、その企業の選考を受ける場合は不利にしかならないので、もったいないですよ!

インターンシップキャンセルで連絡しなくてもいい場合

ポイント

開催まで1週間以上前でかつナビのシステムでキャンセルできる場合は、ナビサイト上でキャンセル・日程変更してもそんなに問題はありません。人事担当者も変動がある前提でいるからです。

ただし、念のため伝えておきますが、キャンセルについての記録は残っていますから、何度もキャンセルにならないようにだけ気をつけましょう。

また、開催まで1週間を切っているような場合は別途連絡をした方がいいでしょう。

キャンセル・日程変更のお願いは無礼なことではありません。

無礼ではない

逆にしっかりと事前に連絡さえすれば、やむを得ない事情でのキャンセルや日程変更は無礼なことではありません。

採用担当の方は、みなさんに事情があることは重々承知していますし、予定が重なってしまうのは仕方ないことです。

そんなのを気にしてたら皆さんだって就活なんてできませんからね。

ただし、採用担当の方は、あなたが来るのを楽しみにして準備を進めていたことは知っておいてください。

当日よりもずっと前から準備している人もいますし、参加者の前でちゃんとインターンシップを運営するために緊張して、練習している人もいます。

だから、そんな気持ちを裏切らないように、ちゃんとマナーを守り、誠意ある対応をすることが大事です。

電話とメールの両方で連絡しましょう。

電話

メールでキャンセルしたい気持ちはわかります。しかし、メールだけの連絡はあまりお勧めできません。

せっかく準備したのに、メールで済まされた・・・と悪い印象につながる可能性もあります。

ちゃんと準備をしてくれていた相手に対し、お詫びの連絡を電話でするのはマナーですし、電話連絡をすることで、「おっ、ちゃんと電話してきてえらいな」という風に思ってもらえるかもしれません。

だから電話番号がわかっている際は、まずは電話で連絡しましょう。では電話の流れから解説します。

インターンシップキャンセルの際に電話で話すべきことと気をつけるべきポイント

ポイント

1:名前 大学名 学部

まずは必ず名乗るようにしましょう。

2:いつのインターンシップに予約していたか

いつのインターンシップに予約していたか、ちゃんと伝えましょう。

3:相手の都合を伺いましょう。

社会人はバタバタと忙しくしていることが多いので、一方的に話すのではなく、時間があるのかちゃんと相手の都合を聞くようにしましょう。

4:キャンセルや日程変更の旨とその理由

キャンセルしたい旨と、その理由を丁寧に話しましょう。

ただし、他社のインターンシップと被った場合は、できれば他社の存在にふれない方が無難です。「他社を優先された・・・・」というのは気持ちのいいことではありませんから。

5:お詫び

あなたが来ることを楽しみにして、インターンシップの準備をしてくれていた相手企業に誠意をもって、お詫びをしましょう。

電話でインターンシップをキャンセルする場合のサンプル

 

【電話での会話 サンプル】

東京第一大学 経済学部の 山田一郎 と申します。
わたくし、●月●日開催のインターンシップに予約しております。

この度は、そのインターンシップの欠席の旨をお伝えしたくご連絡いたしました。
ただいまお時間よろしいでしょうか?

(問題なければ・・・)

実は、●月●日に大学のゼミの用事で単位獲得のために
どうしても抜けられない予定が入ってしまいまして、
インターンシップへの参加ができなくなっていましました。

ご準備等進めていただいていたのにもかかわらず申し訳ございません。

・・・・・・(その後は会話の流れに合わせて)

電話でインターンシップの日程変更をお願いする場合のサンプル

 

【電話での会話 サンプル】

東京第一大学 経済学部の 山田一郎 と申します。
わたくし、●月●日開催のインターンシップに予約しております。

この度は、そのインターンシップ参加日程の変更をお願いしたくご連絡いたしました。
ただいまお時間よろしいでしょうか?

(問題なければ・・・)

実は、●月●日に大学のゼミの用事で単位獲得のために
どうしても抜けられない予定が入ってしまいまして、
インターンシップへの参加ができなくなっていましました。

ご準備等進めていただいていたのにもかかわらず申し訳ございません。

大変魅力的なコンテンツだったのでできれば参加させていただきたいと考えているのですが、
一旦●月●日の分はキャンセルさせていただき、次回日程に変更していただくことは可能でしょうか?

・・・・・・(その後は会話の流れに合わせて)

電話のあと、メールをおくるとより丁寧です。

丁寧

電話のあとは、相手のメールアドレスがわかっているのであれば、確認のメールを送るとより丁寧です。

メールの中身としては、電話での話の確認と、キャンセルの場合は、「できれば参加したかった」という思いを乗せるとGOOD!

キャンセルの場合

件名:先ほどはお電話ありがとうございました【お名前】

株式会社●●
●●様

いつもお世話になっております。
●●大学 ●●学部の●●です。

先ほどはお電話でのご対応ありがとうございました。
この度は、こちらの都合でお手数おかけすることとなり、
大変申し訳ございません。

非常に魅力的なコンテンツだっただけに、
参加を見送らないといけないのがとても残念です。

今後の開催がもしございましたら、
また再度予約させていただきたく存じます。

引き続き、よろしくお願いいたします。

——————–
署名
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日程変更の場合

件名:先ほどはお電話ありがとうございました【お名前】

株式会社●●
●●様

いつもお世話になっております。
●●大学 ●●学部の●●です。

先ほどはお電話でのご対応ありがとうございました。
この度は、こちらの都合でお手数おかけすることとなり、
大変申し訳ございません。

次回、◯月◯日に貴社インターンシップに参加できることを
楽しみにしております。

引き続き、よろしくお願いいたします。

——————–
署名
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まとめ

今回は、インターンシップキャンセルや日程変更の際の連絡のポイントをご紹介しました。

メールだけではなく、担当の方があなたの参加を楽しみに待っていたことを忘れず、誠意もって、電話でまずは連絡するようにしましょうね。

そのあとできれば、メールまで送っておくととても丁寧です。

面接や選考などでは必ずマナーはみられる部分ですので、損しないように対策していきましょう。

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